משרות מזכירות, פקידות וניהול משרד

• מה ההבדל בין מזכירה לפקידת קבלה?
  מזכירה עוסקת בדרך כלל בניהול אדמיניסטרטיבי שוטף מול צוות פנימי, כולל יומנים, מיילים ומסמכים. פקידת קבלה יושבת בדרך כלל בקדמת המשרד ומקבלת קהל, עונה לטלפונים ומייצרת את הרושם הראשוני. שתיהן תפקידים חשובים אבל עם פוקוס קצת שונה.
• אפשר לעבוד כמזכירה גם אם אני לא מהירה בהקלדה?
  כן, בטח. הקלדה מהירה היא יתרון, אבל לא תנאי סף. הרבה מעסיקים מחפשים אנשים מסודרים, אחראיים ונעימים לא בהכרח אלופי מקלדת. עם הזמן גם הקצב ישתפר, במיוחד כשמתרגלים למערכת ולתפקיד.
• צריך לדעת אקסל בשביל להתקבל?
  לא תמיד, אבל ברוב המשרות תצטרכו לפחות הבנה בסיסית. לדעת לפתוח טבלה, להקליד נתונים ולהשתמש בפונקציות פשוטות זה בהחלט עוזר. אם זה לא חזק אצלכם, אפשר ללמוד ביוטיוב או בקורס קצר לפני שמתחילים.
• אפשר למצוא משרת מזכירות עם שעות שמתאימות ללימודים?
  לגמרי. הרבה משרות בתחום מוצעות במשמרות או במשרות חלקיות, במיוחד במשרדים קטנים, קליניקות או חברות סטארט־אפ. אם יש לכם לוח זמנים קבוע, יש סיכוי טוב שימצאו לכם התאמה.
• איזה תפקידים משרדיים דורשים דווקא תואר?
  תפקידי מזכירות וניהול משרד בסיסיים לא דורשים תואר. לעומת זאת, ניהול אדמיניסטרטיבי בכיר, עוזרי מנכ"ל, או רכזים בארגונים גדולים - שם כבר תואר ראשון נחשב יתרון משמעותי, ובחלק מהמקומות גם חובה.

פקידה בצבא בזמן שהיא לא מכינה קפה לבוס, היא צוברת ניסיון מעשי בעבודה פקידותית וניהול משרד דבר אשר בהחלט יכול לעזור לאחר השחרור מהצבא בבואה לחפש עבודה. מנהלים רבים בוחרים לשים לצידם אנשים טובים אשר יודעים "לתקתק" עניינים לתפקידים פקידות ומזכירות.

שימוש בניסיון תעסוקתי מהצבא בחיים האזרחיים

ניסיון בירי בנשק או ביצוע מארבים של 48 שעות  לא יעזרו לרובנו במציאת עבודה אחרי הצבא אבל הרבה מאוד מהניסיון המקצועי שרכשנו בצבא דווקא יכול לעזור לנו במציאת עבודה אחרי השחרור כשמי שביצע תפקידים בתחומי המחשבים, אוכל, פיקוד ועוד רבים יכול לתרגם אותם למקצועות אזרחיים ובכך לנצל את הניסיון התעסוקתי שרכש במהלך השירות הצבאי לטובת עבודתו באזרחות.

עבודה במזכירות, פקידות וניהול משרד

חלק גדול מהמשרתים בצבא עושה תפקידים פקידותיים שלכאורה נראים פשוטים כלפי חוץ יש נטייה להתייחס אליהם באופן ציני, בחוסר רצינות ואפילו בזלזול. תפקיד משרדי מול מפקד בצבא שכולל מזכירות ופקידות הוא תפקיד מורכב יותר ממה שחושבים שכולל אחריות רבה ובחיים האזרחיים אפשר לתרגם אותו לתפקיד מקביל מול מנהלים בכירים. התפקיד במגע ישיר עם מנהלים וחשיפה ישירה של עבודה טובה ישירות מולם יכולה לעזור להתקדם לתפקידי ניהול משרד ואף יותר מזה מאחר ומדובר בעבודה מול מקבלי החלטות.

עבודות עם אפשרויות קידום

תפקידי פקידות ומזכירות הם אמנם תפקידים שמתעסקים ב"עולם קטן" אבל מדובר בתפקידים עם הרבה אחריות שביצוע שלהם עם ראש גדול יכול להפוך אותם לתפקידי כניסה לתוך ארגון ולא יותר. בארגונים רבים אפשר למצוא בתפקידי מפתח עובדים שהתחילו בעבודות אלו, הוכיחו את עצמם מול המנהלים והתקדמו לתפקידי ביניים ולאט לאט גם לתפקידים בכירים. יותר.